top of page
Подпишитесь на наши новости

Вы подписаны. Спасибо!

Деловая переписка. Лайфхаки на каждый день

Комментарий котейки по имени Роршах:

То, что сегодня День рождения почтового ящика, скорее всего, вспомнят очень немногие.


Но зато об электронном ящике почти все вспоминают не по одному разу за день.


9 советов в помощь электронному письмописателю. Просто. Надежно. Эффективно.


 

9 секретов деловой переписки, благодаря которым вы дадите конкурентам 100 очков вперед.

Американские исследования показали, что люди тратят более 3 часов на ежедневную проверку рабочей почты и еще примерно 2 часа — на просмотр личных сообщений. С учетом такого потока сообщений, который ежедневно обрушивается на нас, становится очевидным, насколько важно не только сохранить дружелюбную атмосферу в рабочих чатах и письмах, но и сделать эту переписку максимально полезной и для вас, и для собеседника.

 

Мы отыскали рекомендации, которые помогут вам при составлении как ежедневных писем коллегам, так и электронных сообщений потенциальным работодателям или клиентам.


При общении с руководством приводите аргументы в конце беседы

Если начальник или начальница задают вам вопрос, вначале прямо ответьте на него, а уже потом подкрепите ответ аргументами. Делать так стоит по нескольким причинам.


Руководители — люди занятые и часто предпочитают знать решение проблемы, а не вдаваться в подробности, и длительное обсуждение темы может вызывать лишь раздражение.

Возможно, у начальника в голове уже есть решение и оно совпадает с вашим, тогда ему просто незачем вдаваться в детали.

Когда вы отвечаете прямо, становится ясно, что вы уверены в своем решении и не увиливаете от ответа. А ваши слова звучат более убедительно.


Следуйте правилу пирамиды при составлении длинных писем

Неважно, что вы отсылаете — резюме, задание подчиненному или технические характеристики нового кондиционера для вашего офиса, — старайтесь следовать правилу пирамиды, изложенному в книге Барбары Минто «Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений».


В самом верху — в заголовке — располагается наиболее важная информация.

Каждый абзац должен содержать свою идею.

Самые важные слова — это первые слова каждого предложения, а самые важные мысли должны заключаться в первых предложениях каждого абзаца. Именно их увидит человек, если захочет взглянуть мельком на ваше электронное письмо.

Остальные предложения каждого абзаца должны дополнять и уточнять его идею, а не содержать новый тезис.

В понятной и занимательной форме эти и другие принципы деловой переписки изложены в книге Саши Карепиной «Переписка 2.0. Как решать вопросы в чатах, соцсетях и письмах».


Цените время собеседника

Если вам требуется время на размышление, лучше сразу написать об этом собеседнику. Сообщите, что именно вам нужно обдумать, и укажите хотя бы примерный срок, когда вы сможете дать ответ. Даже на электронное письмо лучше ответить в течение суток. В том числе если вы собираетесь сообщить о том, что сможете предоставить нужную информацию или документы лишь спустя несколько дней.


Настройте автоматический ответ

Конечно, информацию о том, что вы в отпуске, взяли отгул или заболели, можно и нужно разместить в своем профиле, а также сообщить начальству. Но, чтобы наверняка избежать ненужных звонков с работы с вопросом «Куда вы пропали?», лучше настроить автоматический ответ в рабочем чате. Тогда человек, отправивший вам сообщение, сразу увидит, что вас нет на месте, и без необходимости не будет тревожить звонками и СМС.


В автоответе важно указать, когда вы будете на связи, и предложить вариант решения срочных вопросов: написать на электронную почту, обратиться в службу поддержки, связаться с вашим коллегой по указанным контактам. Если сообщение предназначено потенциальным клиентам, постарайтесь, чтобы оно звучало дружелюбно и не содержало канцеляризмов. Можете добавить милую гифку в тему или картинку — это повысит вероятность того, что человек еще раз вернется к вам: по данным статистики, на площадке ******* из общего числа сообщений от брендов, на которые отреагировали люди, 87 % содержали изображения.


Избегайте двусмысленных фраз и излишней эмоциональности

Нервное, бросающееся в глаза «наконец» и обилие восклицательных знаков в первой переписке создают ощущение того, что острая нужда в туалетной бумаге требует немедленного разрешения. Лучше стараться избегать в переписке излишней эмоциональности, юмора и того, что может быть истолковано двояко.

  • Старайтесь не использовать слова, написанные прописными буквами, и восклицательные знаки, иначе вашему собеседнику может показаться, что вы давите на него.

  • Избегайте крылатых фраз, двусмысленностей и намеков: подобные вещи могут испортить взаимоотношения. Даже фраза вроде «Такого специалиста, как ты, еще поискать надо» может у неуверенного в себе человека вызвать ощущение, что его пытаются оскорбить.

  • Старайтесь даже в рядовой рабочей переписке не писать ничего такого, что бы вы не могли повторить директору компании. Невинная с виду фраза «Что у нас за контора такая?!» может не только обидеть других сотрудников, но и вызвать недовольство у начальства.

Не раздражайте человека, напоминая о своем сообщении

Помните известное правило о свиданиях, согласно которому лучше не напоминать о себе понравившемуся человеку в течение 3 дней после встречи? В деловой сфере его действительно стоит взять на вооружение. Если вы хотите напомнить о себе потенциальному работодателю или согласовать дату встречи, рекомендуется подождать 2–3 дня после последнего сообщения. А если вам важно знать, получил ли адресат письмо, лучше попросить сообщить об этом прямо в письме, а не отправлять лишнее напоминание.


Составляйте письмо в обратном порядке

Имена тех, кому предназначается письмо, или их электронные адреса добавьте последними — так вы избежите такой весьма неловкой ситуации, как случайная отправка незаконченного сообщения. А лучше составляйте письмо в обратном порядке: сначала добавьте все необходимые вложения, затем напишите само письмо, укажите тему (если это сообщение на e-mail), проверьте, что ссылки работают и никаких ошибок нет. И только после этого внесите контакты адресатов.


Не злоупотребляйте благодарностями

Не засоряйте почту или рабочий чат собеседника лишними «спасибо». Исключение составляет сообщение, выражающее благодарность за получение важного письма («Спасибо, договор получил») и действительно искренние слова в ответ на помощь или услугу. Если же острой необходимости поблагодарить прямо сейчас нет, можно просто написать «спасибо» и пару теплых фраз в следующей переписке по делу.


Избегайте дежурных фраз и ответов

Старайтесь не задавать общих вопросов вроде «Как отдохнули?», особенно если вас на самом деле это не слишком интересует и вы спрашиваете исключительно из вежливости. Но если подобными вещами интересуются начальство или важные клиенты, избегайте дежурных ответов.


Следующая рекомендация больше годится для устного общения, но можно попробовать ее применить и в переписке. На вопрос «Как дела?» Нина Зверева, автор книги «Правила делового общения. 33 „нельзя“ и 33 „можно“», советует отвечать кратко, занимая не больше 10 секунд, но в то же время интригующе, чтобы заставить собеседника уточнить что-либо. Например, можно сказать начальнику: «Отлично, Евгений Иванович! Последние 2 месяца разрабатываем прямо-таки фантастический проект. И знаете что? У нас получается». Такой ответ наверняка подогреет к вам интерес как к работнику или как минимум покажет руководителю, что в его компании работают достойные сотрудники.


Источник: https://adme.media

Изображения: из открытых источников

 

Находите любимую профессию!

Стройте успешную карьеру!

Живите яркой жизнью!

Оперативная информация на наших аккаунтах: 

а для особо продвинутых:

ПРИНИМАЙТЕ ГРАМОТНЫЕ РЕШЕНИЯ!

Comentarios


Недавние новости

bottom of page